Hoe wij omgaan met uw gegevens.

Wat wij bewaren

Wilgenhuis BV, dat onder de naam Wilgenhuis Kompas werkt, verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). De verwerkingsverantwoordelijke is dus de vennootschap, niet de handelsbenaming. Deze website vraagt u niets zolang u enkel leest. Er is geen account, geen nieuwsbrief en geen winkelmand. Wat u in het contactformulier typt, blijft op uw eigen toestel tot u op "Bericht versturen" klikt.

Wanneer en hoe ontvangen wij iets

Zodra u op "Bericht versturen" klikt, worden de ingevulde gegevens via een beveiligde verbinding (https) naar de webserver van wilgenhuiskompas.be gestuurd. Een script op die server maakt er een e-mail van naar onze mailbox spreek@wilgenhuiskompas.be. Wij ontvangen op dat ogenblik uw naam, uw e-mailadres, het onderwerp dat u koos en de tekst van uw bericht. Verstuurt u het formulier met succes, dan bevestigt de pagina dat meteen op het scherm, en ontvangt u een automatische bevestiging op het e-mailadres dat u opgaf. Die bevestiging bevat de tekst van uw bericht niet.

Uw eigen mailprogramma komt daar niet aan te pas, ook niet als terugval wanneer de verzending mislukt. Lukt het versturen niet, dan zegt de pagina u dat met zoveel woorden, en vindt u er ons e-mailadres en telefoonnummer bij. Wij vinden dat eerlijker dan stilzwijgend een venster openen dat op veel toestellen toch niets doet.

De server waarop wilgenhuiskompas.be draait, wordt gehost door mijn.host, dezelfde partij die wilgenhuislicht.be host. Die verwerkt uw gegevens uitsluitend om de website en de mailfunctie te laten werken, en heeft daarbuiten geen eigen gebruik van uw gegevens.

Op welke rechtsgrond

Leidt uw vraag tot een opdracht, dan verwerken wij uw gegevens om de overeenkomst met u uit te voeren of om die voor te bereiden (art. 6.1.b AVG). Voor een gewone vraag via het contactformulier doen wij dat op grond van ons gerechtvaardigd belang om u te kunnen antwoorden (art. 6.1.f AVG). Voor facturatie en boekhouding verwerken wij uw gegevens omdat de wet ons daartoe verplicht (art. 6.1.c AVG).

Wat wij doen met die gegevens, en met wie wij ze delen

Uw persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt om uw vraag te beantwoorden, een opdracht uit te voeren, te factureren en op te volgen. Wij verkopen uw gegevens niet en gebruiken ze nooit om u ongevraagd iets aan te bieden. Buiten onszelf krijgen alleen deze partijen er toegang toe, en enkel voor zover hun taak dat vereist: onze hostingpartner mijn.host, die de website en de mailfunctie laat werken, en onze boekhouder, voor de wettelijke boekhoudkundige verplichtingen.

Wat u ons in vertrouwen bezorgt over de werking van uw vereniging of stichting, blijft binnen deze opdracht. Cijfers, verslagen en dossiers die wij van u ontvangen, worden niet gebruikt voor andere klanten en niet als voorbeeld gedeeld zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Een gewone vraag via het contactformulier, zonder verdere opdracht, bewaren wij tot twaalf maanden na ons laatste contact met u. De gegevens die bij een opdracht horen, bewaren wij tot vijf jaar na het einde van de overeenkomst. Dat is bewust korter dan de verjaringstermijn van tien jaar voor vorderingen uit een overeenkomst: wij bewaren niet langer dan wij redelijkerwijs nodig hebben. Facturen en andere stukken die de belastingadministratie kan opvragen, bewaren wij tien jaar, de fiscale bewaartermijn sinds de wet van 20 november 2022.

Cookies en tracking

Deze website plaatst geen enkele cookie en gebruikt geen analytics-diensten (zoals Google Analytics). Wij volgen uw surfgedrag niet en delen geen gegevens met derden voor marketingdoeleinden. Ook de lettertypes en de beelden komen van onze eigen server, niet van een externe dienst. Uw IP-adres wordt dus bij het gewoon bezoeken van deze site aan niemand anders doorgegeven.

Bescherming tegen misbruik van het contactformulier

Een formulier dat op het internet openstaat, wordt gebruikt door robots die massaal berichten versturen. Om dat te beperken houdt onze server bij hoeveel berichten er per uur van een IP-adres komen. Dat IP-adres wordt daarvoor niet als zodanig bewaard, maar met een geheime sleutel omgezet naar een onleesbare code. Uw bericht zelf komt daar niet in voor.

Loopt de verzending mis, of wordt een inzending als robotverkeer geweigerd, dan schrijft de server een melding naar het logboek. Uw e-mailadres staat daar enkel afgekort in, bijvoorbeeld k***@voorbeeld.be, zodat wij een probleem kunnen oplossen zonder volledige adressen te bewaren.

Deze gegevens dienen uitsluitend om misbruik tegen te gaan en om storingen op te lossen. Wij bewaren ze twee dagen en verwijderen ze daarna automatisch, ook als er intussen geen nieuwe berichten binnenkomen. Zij worden nooit gebruikt om u te volgen, om profielen op te stellen, of om u iets aan te bieden. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang bij een werkend en onbeschadigd contactformulier, artikel 6.1.f AVG.

Volledigheid boven kortheid: de omzetting van een IP-adres naar een code is een pseudonimisering en geen anonimisering. Wie de code en het adres beide kent, kan ze aan elkaar koppelen. Daarom vermelden wij deze verwerking hier, en houden wij de bewaartermijn kort.

Uw rechten

U heeft het recht om uw gegevens in te kijken, te laten corrigeren of te laten verwijderen, om de verwerking ervan te laten beperken, om bezwaar te maken tegen de verwerking, en om de gegevens die u ons zelf bezorgde in een gangbaar formaat te ontvangen of te laten doorgeven. Wij antwoorden binnen de maand. Stuur hiervoor een e-mail naar spreek@wilgenhuiskompas.be. Bent u niet tevreden over hoe wij uw gegevens verwerken, dan kunt u zich ook wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Verantwoordelijke

Wilgenhuis BV, Schoolstraat 16 bus 2, 3020 Herent.
Ondernemingsnummer 1042.518.782, btw-nummer BE 1042.518.782, RPR Leuven.